Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как оформляется передача личных карточек т 2 в госархив

Сдача документов на хранение в государственные архивы при ликвидации либо банкротстве организации Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня "текучести" кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед. Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Составляем опись дел

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.

Как подготовить документы Согласно подразделу 9. Фрагмент документа. Подпункт 3. Приказы по личному составу Приказы по личному составу необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года.

Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: Например, приказ от 28 января имеет номер к, а приказ от 16 февраля - номер 7-к и т. Это - явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно.

Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи. Теперь несколько слов об основаниях и приложениях к приказам. Следует помнить, что приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним.

Основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела если так не было сделано изначально. Автор данной статьи обращает особое внимание и на необходимость изъятия копий и черновиков приказов.

К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно-хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это тоже нарушение правил регистрации и правил формирования документов.

По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: Правда, даже в таких ситуациях некоторые архивы требуют, чтобы приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам от приказов по личному составу были отделены.

В связи с этим данный вопрос нужно оговорить с архивом, в который будут передаваться документы, и руководствоваться в своей работе разъяснением, полученным от архива. Личные дела Личное дело ведется несколько лет и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника.

Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении. Для удобства практического использования личных дел в архиве каждое дело желательно формировать по отдельности.

Но есть другой способ: Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу личный листок и автобиография , должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании сотрудника, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.

И только после них, по хронологии дат, должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения перевода и увольнения сотрудника его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной специалистом кадровой службы предприятия, фактическому содержанию дела.

При обнаружении недостачи каких-либо документов необходимо принять оперативные меры к их розыску либо к документальной фиксации установленных фактов.

Поскольку все мероприятия по ликвидации требуют максимальной оперативности их исполнения, достаточно хотя бы составить о таком случае соответствующий акт и поместить один его экземпляр в конкретное личное дело. Личные карточки Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек сотрудников формы Т Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, в которых фиксируются личные данные о сотрудниках.

Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых документов при выполнении запросов граждан и организаций. Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников как и личные дела , систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же сотрудника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек. Это положение, конечно, можно оспорить, так как очень часто более новые карточки не только продолжают, но и повторяют записи, сделанные в прежних карточках.

Однако требование оставить обе обусловлено желанием иметь возможность в дальнейшем обнаружить ошибки, которые могли быть сделаны при переносе сведений из одной карточки в другую.

Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах - в описи, предисловии к описи и т.

Лицевые счета по заработной плате Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

Трудовые книжки и иные невостребованные документы В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: В соответствии со ст.

На основании этой статьи Типового перечня все невостребованные трудовые книжки и аналогичные им документы должны быть переданы на архивное хранение. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении сотрудников в них были в свое время внесены, систематизировать по годам обычно не сложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.

Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома.

При этом объем одного дела не должен превышать листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Теперь поговорим о папках для таких дел.

Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками.

Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело том необходимо составить внутреннюю опись образец внутренней описи см.

Опись составляют следующим образом. Номера в первой графе проставляются в рамках одного дела тома валовой нумерацией.

Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

В третьей графе указывается дата документа. Посоветуйтесь с архивом, принимающим ваши дела, как лучше указать даты: В четвертую графу вносится заголовок документа - его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника, которому они принадлежат, в родительном падеже.

Для лиц, изменявших фамилию в период трудовой деятельности на предприятии, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней в скобках - прежняя или прежние фамилии.

В связи с тем что данные документы являются личными и мы не имеем права нумеровать листы такого дела, пятая графа должна остаться незаполненной. Шестая графа используется для необходимых примечаний, касающихся особенностей физического состояния дела, отдельных его листов и т.

Составляем лист-заверитель, оформляем обложку дела и опись передаваемых дел После завершения работы по формированию документов в дела осуществляется их переплет кроме невостребованных личных документов.

Затем оформляются заверительные листы, обложки дел и составляется сводная опись дел по личному составу. Опись составляется по годовым разделам. Дела связываются в связки или формируются в архивные коробки в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны.

При составлении данного листа-заверителя предполагалось, что при нумерации отсутствуют литерные и пропущенные листы; к делу не составлялась внутренняя опись; при формировании дела не возникло существенных отступлений от требований Основных правил; не имеется существенных недостатков в части физического состояния дела.

Оформления обложки дела по личному составу. Здесь остались незаполненными реквизиты "Код государственного архива", "Код организации" и "Наименование архивного учреждения". Это обусловлено тем, что оформление данных реквизитов требуют не все государственные архивы либо заполняются они не полностью.

Стоит учитывать, что при отсутствии деления дела на тома реквизит "Том" не заполняется. Сводная опись дел поличному составу. Если предприятие не имеет структуры, вместо наименований структурных подразделений указывается только год годового раздела.

Необходимые рекомендации об особенностях составления заголовков дел, оформления описи и т. После завершения обработки дел сводная опись дел по личному составу предприятия должна быть рассмотрена экспертной комиссией далее - ЭК предприятия, которая создается на основании разработанного предприятием Положения об ЭК и приказа директора предприятия о ее создании.

Результаты рассмотрения оформляются протоколом см. Затем происходит согласование описей с передающей стороной. Что еще следует учесть Представим себе, что на момент ликвидации предприятия сроки хранения некоторых документов истекли.

В этом случае после завершения упорядочения документов по личному составу на них составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их официальному уничтожению проводится в установленном порядке в соответствии с требованиями п. Иными словами, сначала должны быть обработаны дела, составлены, утверждены и согласованы описи дел по личному составу, а только потом можно браться за уничтожение документов.

Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.

Сама квитанция будет являться приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. Типового перечня можно отнести документы постоянного хранения, отложившиеся в процессе делопроизводства ликвидируемого предприятия.

Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения.

Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

Что касается уничтожения документов с неистекшими сроками хранения, то если данные документы ни для кого не могут представлять какой-либо ценности имеются в виду юридические лица, главным образом - налоговые, правоохранительные, судебные и т.

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т. Как подготовить документы Согласно подразделу 9. Фрагмент документа.

Очень озаботился вопросом, как при хранении в архиве организации ООО оформить личные дела таким образом, чтобы в будущем то есть в отдаленной перспективе можно было сразу передать их в гос. Очень важно мнение тех, кто имел практический опыт по передаче в гос. В частности:

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

К записи комментария Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. У нас в садике скопились дела по личному составу: Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах. И тогда логично предположить, что личное дело такого сотрудника будет состоять из нескольких том. В этом случае указывать номера томов мы обязаны и на деле и в описи.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений составляются на дела, подготовленные для передачи в архив организации. Они должны быть составлены в течение года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года п. Описи дел составляются отдельно на дела: Годовые разделы сводной описи не подшиваются, не переплетаются если они не являются законченной описью , хранятся в папках с клапанами или завязками.

Кадровый документооборот Хочется заранее позаботится о своих сотрудниках, после ликвидации этим заниматься никто не будет. В архиве сказали, что у них жесткие требования к оформлению, консультаций не дают.

Кадровое делопроизводство Шаблоны документов Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями Нормативные документы Федеральный закон от Поиск нового места работы? В большинстве случаев.

Опись документов в архив

Передача личных карточек работников на архивное хранение "Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 6 Передача личных карточек работников на архивное хранение Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Хранение документов уволенных сотрудников Добрый вечер! Все приказы должны храниться в номенклатурных делах. Никакого отношения к документам работника они не имеют. Это обычная номенклатура: Год закончился - закрыли дело, открыли новое. Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года - в отдельном номенклатурном деле.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Личная карточка формы т-2 Передача личных карточек работников на архивное хранение Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением коллегии Росархива от В случае необходимости на одну единицу хранения дело с личными карточками может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко. Важно На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Вопрос по формированию личных карточек работников Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения. В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно . архива, не заполнялись личные карточки, не подшивались дела. Т.е. не в госархив, не в коммерческий.

Больше о составлении и оформлении таких описей дел расскажем далее. Систематизация заголовков дел в описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел предприятия за этот же год. Годовую сводную опись дел постоянного хранения составляют в 4 экземплярах, которые после одобрения ЭПК соответствующего государственного архива утверждает руководитель предприятия. Затем указанными экземплярами распоряжаются следующим образом п.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Они - отдельным массивом. Для госхранения - обложка и корешок из плотного материала картона, бумвинила. Оформлять надо титульный лист внутри папки, на обложке достаточно углового штампа. Но лучше, если все же будет надпись "Дело", номер, заголовок и дата.

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Комментариев: 13
  1. knocbudo90

    У вас 1937 год?

  2. Майя

    Тема по куплю-продажу авто интересная. Побольше расскажите про возможные варианты мошенничества.

  3. Владислав

    Я смогу и без пенсии жить.

  4. Поликсена

    С меня лайк и подписка

  5. Диана

    Спасибки за инфу!

  6. tuacomwa

    Спасибо, Тарас!Продолжай в том же духе)

  7. Стела

    Лучше звоните Тарасу!

  8. depguajeela

    За перевищення ліміту розрахунків в 50000грн з фізичними особам?

  9. Анатолий

    Фу как же стремно все это слушать. А ещё страшно что молодые ребята все это смотрят и действительно пытаются откасить от армии. Я вам пишу как мать солдата который уже отслужил 5 месяцев. Я горжусь своим сыном который сам пошёл в армию и не от кого не бегал. Сейчас с ним служить ребята которые очень долго бегали и в итоге все равно ушли служить. Так они сами над собой смеются как кто из них косил. Мальчишки будте мужчинами это же гордо звучит МУЖЧИНА это ваша обязанность.

  10. Алиса

    Одно на ум приходит! Дядя Петя ,ты дурак ?

  11. Злата

    Я не знаю соседей, а они меня

  12. scenalagkloof78

    А спустя 6 дней ты ВДРУГ прозрел ? 95 документов авто проблемные точно ? нужно выезжать чтобы снять с учёта ? . начинаю уже сомневаться в твоей компетентности . обзор какого то полного ДИЛЕТАНТА в этих вопросах или уж тему изучи досконально или штаны одень(с ))

  13. stalgestti

    Сознавая историческую ответственность за судьбу России,

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.